Матеріали для розповсюдження на виставці: що, навіщо і для кого. Чек-лист

У минулій статті ми відкрили вам головний секрет ефективної участі у виставці, який, хоча й лежить на поверхні, але чомусь не завжди очевидний: до виставки потрібно готуватися. До того ж, готуватися заздалегідь.

Проте усі старання можуть «зійти нанівець» з однієї простої причини: потенційний клієнт забуде про вас. Відвідувачі виставки отримують максимум інформації в мінімально короткі терміни. А тому ваша задача – зробити так, щоб клієнт вас запам’ятав. За статистикою, рішення про замовлення або укладання угоди приймається ще протягом 3 місяців після події.

Сьогодні ми розповімо про необхідні для роботи на виставці друковані матеріали, поліграфічну продукцію і сувенірку. Одразу скажемо, чому про ці речі треба думати аж настільки заздалегідь – за кілька місяців чи навіть півроку до виставки. Практично, існує два варіанти підготовки матеріалів для роботи на виставці – за 4-5 місяців до її початку, або ж за 1-2 тижні. Кожен з варіантів має свої переваги та недоліки. І навіть не будемо згадувати той випадок, коли виставка вже завтра, а ви згадали про буклети сьогодні о 18.00. Якщо ви скористаєтеся нашими порадами, цього не станеться!

ЗА 4-5 МІСЯЦІВ

Плюси:

-          У вас є достатньо часу, щоб виважено вирішити, яку саму продукцію і скільки ви плануєте взяти на виставку.

-          У вас достатньо часу, щоб ретельно розробити дизайн продукції

-          У вас знову ж таки достатньо часу, щоб кардинально змінити рішення і якісно підготуватися відповідно до нової концепції.

Мінус тільки один:

-          Навіть якщо ви прийняли остаточне рішення, зарекрутували найкращого дизайнера та обрали найпрофесійнішу типографію, за місяць до часу ікс може статися якась непередбачувана подія (зміни в законодавстві, ноу-хау у виробництві, землетрус), на яку ваша компанія просто не матиме права не відреагувати. І тоді всі ці «викохані» матеріали, турботливо запаковані і підписані, розкладені в алфавітному порядку у підсобці (чи кабінеті у генерального), стануть неактуальними. Шкода і часу і грошей.

ЗА 1-2 ТИЖНІ

Плюси:

-          Навряд чи за такий короткий період станеться щось настільки масштабне, щоб ваша продукція стала неактуальною

-          За попередні місяці підготовки ваша «виставкова концепція» стане настільки конкретною, що часу на обдумування і дизайн поліграфії буде витрачено значно менше

-          Доставку продукції можна замовити одразу на виставку

Мінус:

-          А де гарантія, що у вашого контрагента не станеться форс-мажор, вам не привезуть 1000 записників з чужим логотипом, на бейджику генерального не буде помилки в прізвищі, а про прайси взагалі забули? Часу на виправлення вже не буде.

Щоб уникнути названих вище проблем, наша порада (як компанії, що вже понад 25 років щорічно організовує десятки масштабних виставкових заходів): ретельно продумайте концепцію, затвердіть дизайн, оберіть і домовтеся з типографією, роздрукуйте зразки і… покладіть це все у папку на робочому столі. Якщо не станеться нічого непередбачуваного, за 2-3 тижні до виставки одним кліком (листом, дзвінком) даєте відмашку на друк.

Тепер до конкретики. Ось перелік того, що вам може знадобитися безпосередньо на виставці:

МАТЕРІАЛИ ДЛЯ ОФОРМЛЕННЯ СТЕНДУ:

Банери, плакати, оракал, рол-апи.

Ці речі використовуються для візуального оформлення стендів. Звичайно, вони потрібні тільки для стендів стандартної забудови – такі стенди мають класичні білі стінові панелі і назву вашої компанії стандартними літерами на фризі. На цьому оформлення від організатора закінчується, тож про привернення уваги до стенду потрібно піклуватися самостійно.

Банери і плакати ви можете розташувати власноруч, це не потребує особливих навиків. Звернуть увагу, для банерів потрібне додаткове кріплення, а плакати не можна приклеювати клеєм чи двостороннім скотчем – ці матеріали псують стінові панелі.

Оформлення оракалом виглядає значно естетичніше, проте зазвичай для його нанесення потрібно звернутися до спеціаліста. Організатори надають таку послугу, якщо замовити її попередньо.

Ролл-апи - дуже популярний варіант. Мобільна конструкція Roll Up легко згортається і зберігається в сумці-тубусі до подальшого застосування. Легко переноситься і монтується без додаткових навичок.

ОКРЕМИМ ПУНКТОМ – БЕДЖИ ДЛЯ СПІВРОБІТНИКІВ

Обов'язково потрібно підготувати іменний бедж для кожного співробітника, який бере участь у виставці. Адже вашим майбутнім клієнтам набагато приємніше буде вести діалог, відразу звертаючись по імені і знаючи посаду представника.

РОЗДАТКОВІ МАТЕРІАЛИ

Роздаткові матеріали - це все те, що ви на вашому стенді роздаєте відвідувачам. Роздаєте з трьох причин:

-          щоб про вас згадали після виставки;

-          щоб згадали не лише вашу назву, але що ви робите і чим можете бути корисні.

-          як «громовідвід» для випадкових перехожих. Недорога сувенірка або семп допоможуть ввічливо спровадити нецільового відвідувача (ваш час на виставці надто дорого коштує, щоб витрачати його на ротозіїв).

Зазвичай «роздатку» ділять на інформаційну (здебільшого паперову) і промо (всілякі корисні і не дуже брендовані сувеніри).

Сувенірна продукція: Ручки, блокноти, чашки, футболки, бейси, магніти і т.д. Звичайно, з вашим логотипом. Окремо скажемо тільки про брендований пакет (паперовий чи поліетиленовий, другий – дешевше). На відміну від ручки чи магніту, які заховають у той самий пакет, його буде видно всім. Пересуваючись виставкою, відвідувачі фактично рекламуватимуть ваш стенд по всій її території і ще по дорозі з виставки (а може, ще в одному-двох супермаркетах на наступному тижні).

Інформаційні роздаткові матеріали:

Коротка презентація переваг і новинок в друкованому вигляді (листівки, буклети) та у вигляді посилання на файл

Комерційна пропозиція з варіаціями (для торгової мережі / дистриб'ютору) – теж у вигляді листівки чи буклету

Прайс

Тези, цифри, факти про компанію.

Анкета для потенційного клієнта.

Підказка-листівка, де купити ваш продукт.

Візитки (різні, у кожної своя мета).

Семпли (безкоштовний зразок продукції)

Журнали, каталоги, альбоми

Коротка презентація та комерційна пропозиція

Можуть бути у вигляді простої листівки А4, яка містить необхідний мінімум, дозволяє швидко поспілкуватися і вручити в руки. Або у вигляді шикарного буклету чи навіть журналу на дорогому папері. Перш ніж обирати другий варіант, непогано подумати і про вагу паперу – особливо якщо ви плануєте великий тираж.

Альтернативний варіант комерційної пропозиції - звичайний прайс.

І презентацію, і пропозицію ви можете виконати в електронному вигляді і завантажити у ваш планшет. При бажанні отримати вашу презентацію - ви можете відразу перекинути вашому потенційному клієнту на e-mail або в будь-який з месенджерів. Але є один мінус. Після трьох робочих днів ви можете не згадати, кому саме відправляли. Рекомендуємо всі листи відразу після того, як закінчили контакт з лідом, пересилати на спеціальний sales@ щось там ящик з темою листа, яка категоризує лід: холодний / гарячий, постачальник / мережа / реклама і т.д.

Прайс

Що стосується зарубіжних виставок, роздача прайса – це поганий тон. Зазвичай відвідувачі залишають свої візитки представникам компанії ті скидають прайс на їх електронну адресу. У нас трохи інша ситуація і до прайс-листів відносяться цілком лояльно. Ми все ж таки рекомендуємо видрукувати достатню кількість прайс-листів, на випадок якщо відвідувач серйозно зацікавиться вашим товаром і захоче придбати його на місці або зробити це найближчим часом. І навіть якщо учасник виставки просто запитає вас про вартість, ви не повинні розвести руками і вибачитися за відсутність цін. Прайс обов’язково повинен бути, а от роздавати його чи ні – справа кожної окремої компанії.

Тези, цифри, факти про компанію

Достатньо 1 аркуша + посилання на електронну версію. Це знадобиться для журналістів.

Анкета для потенційного клієнта

Фактично - це можливість задати ті питання, які дійсно важливі для визначення ваш це чи не ваш контакт. При оформленні - залиште місце для прикріплення візитки. І зафіксуйте 10-15 питань.

Альтернативою може бути - питання для проведення дослідження за підсумками дегустації продукції.

Підказка-листівка, де купити ваш продукт

Буквально - в таких-то мережах або інтернет-магазині. Так, виставка для бізнесу, але не забувайте і про кінцевого споживача - допоможіть їм купити після виставки продукцію, яка їх зацікавила.

Візитки

Так, зараз діджіталізація, але економте ваш і чужий час - дати візитку зручніше. Зробіть РІЗНІ ВІЗИТКИ. Для тих, хто вас зацікавив (візитки конкретного співробітника з особистими контактами), і тих, хто не дуже зацікавив, але наполегливо просить контакт (візитки компанії, з загальною корпоративною поштою і телефоном).

Семпли (безкоштовний зразок продукції)

Актуальні для виробників тканин і фурнітури, а також дитячого харчування, косметики і засобів для гігієни. Проте можна підготувати семпл з міні версією дитячого конструктора або ж ляльку в одязі від виробника. Досить витратний варіант нарівні з альбомами і каталогами, тому виготовляється в обмежених кількостях.

Журнали, каталоги, альбоми

Каталоги та журнали – об’ємні матеріали, які дають можливість детальніше розповісти про ваш товар, «притягнути» потенційного покупця. Альбоми – найвитратніший і найменш популярний вид. Використовуються вони конкретно для VIP-персон. Мета альбому – розповісти історію компанії, познайомити з її співробітниками і донести всі переваги.

Головне правило при підготовці матеріалів для виставки – не потрібно друкувати і виробляти абсолютно все. Кожна компанія самостійно обирає свою «золоту середину» - відповідно до цілей та бюджету. Зазвичай, цим займається керівник маркетингового підрозділу.

Порада від організаторів BABY EXPO та Children’s Fashion Fair: мінімально потрібно мати два типи роздавальних матеріалів: візитки і листівки або буклети.

Пропонуємо переглянути нашу попередню статтю рубрики – «Очевидне не очевидно. Головний секрет успішної участі у виставці»

У найближчих наступних статтях ми розповімо: як підготувати персонал стенду, які є групи відвідувачів стенду і як з ними спілкуватися, як розповісти вашим потенційним клієнтам про те, що ви приймаєте участь у виставці та запросити їх на стенд